Pentaho Reporting versi 3.x mengalami banyak perubahan, salah satu diantaranya adalah file reporting berubah dari format XML menjadi kompresi ZIP dengan extension .PRPT. 

Dengan format kompresi ini file Pentaho Reporting menjadi compact, dalam arti semua resource seperti file gambar dan file konfigurasi xml digabungkan menjadi satu. Kemudahan merancang layout dan fleksibilitas report juga mengalami banyak kemajuan dibandingkan versi sebelumnya.

Namun kemudahan ini tidak disertai dengan kemudahan perancangan file workflow (.XACTION) yang berkaitan dengan reporting. Selain berbeda dari spesifikasi workflow sebelumya, kurangnya dokumentasi menyebabkan banyak kebingungan di kalangan developer report Pentaho.

Padahal workflow ini menjadi satu-satunya solusi untuk fitur reporting yang paling sering diminta oleh client, yaitu pengiriman report dalam bentuk PDF / Excel melalui email. Contoh "Burst Sales Action" yang disertakan pada BI Server saat ini tidak banyak membantu karena format file reporting pada contoh tersebut masih versi yang lama (2.x).

Artikel ini akan coba mengisi kekosongan tersebut dengan contoh perancangan workflow di Pentaho Design Studio 3.5 langkah demi langkah.

Contoh Report yang Digunakan

Contoh file report yang digunakan adalah suatu .prpt sederhana yaitu table_connection.prpt. Report ini menggunakan data set jenis "Table" dengan data sebanyak 10 rows. Anda dapat mengunduh / download file ini pada bagian Lampiran di akhir artikel.

Dan berikut di bawah ini adalah langkah-langkah untuk merancang pengiriman email dengan attachment yang berupa report dengan format PDF.

• Pada Pentaho Design Studio jalankan wizard "New Action Sequence Wizard" dan buat satu file blank .xaction, namakan  file tersebut testreport.xaction.
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
• Masukkan keterangan XAction ini pada bagian tab "General".
  
  
  
  

Menambahkan Komponen Report dan Email

• Klik tab "Define Process".
• Di bagian panel "Process Actions" tambahkan komponen "Pentaho Report" ( Report | Pentaho Report ).
  
  
  
  
  
• Di bawah "Pentaho Report" tambahkan komponen "E-Mail" ( Send To | Email ).
  
  
  
  
  
  
• Sekarang Anda memiliki 2 komponen tersusun seperti gambar di bawah ini.
  
  
  
  
  
  

Konfigurasi Komponen Report

• Pada panel "Process Actions" klik komponen "Pentaho Report".
• Masukkan rincian spesifikasi komponen sebagai berikut :
  
• Name : Pentaho Report.
• Report Specification : solution:table_connection.prpt (ini artinya file table_connection.prpt harus di lokasi folder yang sama dengan file XAction ini).
• Report Format : pdf (application / pdf).
• Output Report Name : hasil.

• Perhatikan di panel "Process Inputs" pada folder "Resources" terdapat elemen baru yaitu "report-definition". Elemen ini terbentuk setelah kita melakukan konfigurasi komponen "Pentaho Report".
  
  
• Tahap selanjutnya - sebelum konfigurasi "E-Mail" - kita perlu mendefinisikan output keluaran report ini dalam bentuk file di panel "Process Outputs".
  
  
• Pada panel "Process Outputs" klik icon "+" untuk melihat daftar output yang bisa diambil. Dalam hal ini kita bisa mengambil "hasil" yang merupakan definisi output report kita sebelumnya.
  
  
  
  
• Pastikan elemen  "hasil" terdapat pada folder "outputs".
  
  
  
• Pada titik ini, kita ingin menghasilkan file PDF temporary yang akan kita kirimkan via email. Ini mengharuskan konfigurasi destination file bertipe "contentrepo" yang tidak didukung oleh Pentaho Design Studio pada saat penulisan ini dibuat. Jadi kita akan edit output ini secara manual.
  
  
• Klik tab "XML Source" pada bagian bawah editor.
  
  
  
  
  
• Pada teks XML yang terlihat, cari bagian "<output>" seperti pada gambar di bawah ini (bagian kiri) dan ubah nilainya sesuai bagian kanan gambar.
  
  
  
  
• Klik kembali tab "Define Process" dan pastikan konfigurasinya tampak seperti pada gambar di bawah ini.
  
  

• Dan tampilan dari report dibuka dengan interface Google Docs.

Pengembangan Lebih Lanjut

Setelah berhasil mengintegrasikan komponen report .PRPT dan email, maka kita dapat kembangkan worklow lebih lanjut dengan :

• daftar tujuan email dan content yang dinamis - dengan menggunakan komponen database / relational, kettle / pentaho data integration, konstruksi "loop" dan "if", dan lain-lain. 
• format report lain seperti .xls dan .html - khusus untuk html butuh konfigurasi yang agak berbeda. Pada kesempatan lain penulis akan membuat artikel untuk format tersebut.

Semoga artikel ini bisa berguna buat kita semua, jika ada pertanyaan lebih lanjut Anda dapat bergabung dan berdiskusi di User Group Pentaho Indonesia yang beralamat di http://groups.google.com/group/pentaho-id.